Как настроить задачи из писем в Bitrix24

Настроить автоматическое создание задач из входящих писем в Bitrix24 коробочном портале можно с помощью нескольких методов: настройки роботов, использования приложений от разработчиков или настройки вебхуков. В коробочной версии эта функциональность доступна через раздел “Роботы” или через специальные приложения, которые интегрируют почтовые события с созданием задач.

---

Содержание

• Основные методы автоматического создания задач
• Настройка роботов для создания задач
• Использование приложений от разработчиков
• Настройка почтовых ящиков и интеграция
• Альтернативные решения и рекомендации
• Проверка работы и устранение неполадок
• Заключение

---

Основные методы автоматического создания задач

В Bitrix24 коробочной версии существует несколько способов настроить автоматическое создание задач из входящих писем:

1. Роботы и триггеры - встроенный механизм автоматизации портала
2. Приложения от разработчиков - сторонние решения, расширяющие функционал
3. Вебхуки - программная интеграция с внешними системами
4. Почтовые шаблоны и правила - настройка обработки писем по определенным критериям

Наиболее доступным для обычных пользователей методом является настройка роботов, которая не требует программирования и доступна в стандартной функциональности коробочной версии.

Важно: В коробочной версии Bitrix24 некоторые облачные функции могут отсутствовать, поэтому для автоматизации задач из писем чаще всего используются локальные роботы или приложения.

---

Настройка роботов для создания задач

Для настройки автоматического создания задач через роботы в Bitrix24 коробочной версии выполните следующие шаги:

Пошаговая инструкция:

1. Перейдите в раздел “Задачи и проекты”

   • В верхнем меню портала выберите “Задачи и проекты”
   • Нажмите кнопку “Роботы” в правом верхнем углу

2. Создайте нового робота

   • Нажмите “Добавить робот”
   • Выберите тип события “Получение письма” или “Изменение почтового ящика”

3. Настройте условия срабатывания

   • Укажите почтовый ящик, письма с которого будут обрабатываться
   • Настройте фильтры тем или содержимого писем при необходимости

4. Выберите действие “Создать задачу”

   • Укажите ответственного за задачу
   • Настройте параметры задачи: название, описание, сроки
   • Можно привязать задачу к сделке или контакту

5. Сохраните настройки робота

   • Проверьте, что все условия заполнены корректно
   • Активируйте робот

Примечание: По информации из официальной документации, роботы в задачах Битrix24 — это автоматические действия, которые выполняются внутри корпоративного портала без необходимости ручного вмешательства.

---

Использование приложений от разработчиков

Если встроенных роботов недостаточно, можно использовать специальные приложения из магазина Bitrix24. Наиболее популярным решением является приложение “Автозадача из письма” от разработчика “Эм Си Арт”.

Особенности приложения:

• Автоматическое создание элементов смарт-процессов из входящих писем
• Настройка времени выполнения создаваемых дел
• Выбор конкретной воронки для обработки писем
• Гибкая настройка полей создаваемых задач

Как установить приложение:

1. Перейдите в раздел “Приложения” в Bitrix24
2. Найдите приложение “Автозадача из письма”
3. Нажмите “Установить”
4. Настройте параметры работы приложения согласно вашим требованиям

Как указано в описании приложения, после настройки при входящих письмах автоматически будет создаваться элемент смарт-процесса с указанными параметрами.

---

Настройка почтовых ящиков и интеграция

Для корректной работы автоматического создания задач необходимо правильно настроить почтовые ящики:

Требования к почтовым ящикам:

1. Внешний почтовый сервер

   • Создайте отдельный почтовый ящик для обработки входящих писем
   • Настройте маршрутизацию писем на сервер Bitrix24

2. Служебный ящик в портале

   • Добавьте созданный почтовый ящик в Bitrix24
   • Настройте права доступа для обработки писем

3. Настройка фильтров

   • Настройте фильтры для автоматической сортировки писем
   • Укажите правила обработки писем в зависимости от их содержимого

Согласно инструкции по настройке, процесс начинается с создания почтового ящика на внешнем сервере, после чего создается служебный ящик в портале Bitrix24.

---

Альтернативные решения и рекомендации

Использование вебхуков

Для продвинутых пользователей доступна настройка вебхуков для автоматического создания задач. Метод использует метод tasks.task.add и позволяет программно управлять созданием задач.

Преимущества:

• Полная гибкость настройки
• Возможность интеграции с внешними системами
• Поддержка сложных бизнес-процессов

Недостатки:

• Требует знаний программирования
• Необходимо поддерживать собственный код

Регулярные задачи

Если вам нужно создавать задачи по расписанию, можно использовать функционал регулярных задач в Bitrix24:

1. Создайте шаблон задачи
2. Настройте повторяемость (еженедельно, ежемесячно и т.д.)
3. Укажите время автоматической постановки задачи

Как отмечено в статье о работе с задачами, для регулярных задач нужно в графе “Дополнительно” выбрать “Повторяемость”, отметить “Сделать задачу регулярной” и заполнить параметры времени.

---

Проверка работы и устранение неполадок

Диагностика проблем:

1. Проверьте логи роботов

   • В разделе “Роботы” просмотрите историю выполнений
   • Обратите внимание на ошибки при обработке писем

2. Проверьте настройки почты

   • Убедитесь, что почтовый ящик корректно подключен
   • Проверьте настройки маршрутизации писем

3. Тестирование

   • Отправите тестовое письмо на настроенный ящик
   • Проверьте, что задача создалась автоматически

Частые проблемы и решения:

• Задачи не создаются - проверьте условия срабатывания робота
• Неправильный ответственный - настройте привязку пользователей к почтовым адресам
• Письма не обрабатываются - проверьте настройки почтового ящика и фильтров

---

Заключение

Автоматическое создание задач из входящих писем в Bitrix24 коробочном портале реализуется через несколько подходов:

1. Основной метод - настройка встроенных роботов в разделе “Задачи и проекты”, что доступно в стандартной функциональности коробочной версии.

2. Расширенные возможности - использование приложений от разработчиков, таких как “Автозадача из письма”, для более гибкой настройки процессов.

3. Программная интеграция - настройка вебхуков для создания задач через API Bitrix24.

Рекомендации по внедрению:

• Начните с базовой настройки роботов для проверки функциональности
• При необходимости расширяйте возможности через приложения
• Регулярно проверяйте работу системы и настраивайте фильтры для точного распознавания задач

Правильно настроенная автоматизация задач из писем значительно повысит эффективность работы вашей команды, сократив время на ручное создание и распределение задач.

---

Источники

1. Настройка автоматических задач и дел в роботах Битрикс24
2. Роботы и триггеры: как автоматизировать работу с задачами
3. Bitrix24: автоматическое создание задачи из электронной почты
4. Приложение Автозадача из письма
5. Битрикс24: настройка роботов в CRM
6. Автоматизация Битрикс24: настройка роботов и триггеров
7. Обработка писем в Битрикс24 в 2025: инструкция по настройке