Перенаправление почты уволенных в Exchange

В Exchange Server существует несколько эффективных методов перенаправления почты уволенного сотрудника, но добавление отключенного ящика через “Получители-Почтовые ящики-Профиль начальника-Адреса электронной почты” не является оптимальным решением. Этот метод ограничивает доступ к истории переписки и создает проблемы с управлением. Рассмотрим правильные подходы и их отличия.

Содержание

• Основные методы перенаправления почты
• Почему добавление адреса в профиль начальника не рекомендуется
• Альтернативные способы управления почтой уволенного
• Поиск отключенных почтовых ящиков в Exchange 2019
• Сравнение методов и рекомендации
• Заключение

Основные методы перенаправления почты уволенного сотрудника

1. Правила перенаправления (Mailbox Forwarding Rules)

Наиболее гибкий способ:

• Включите перенаправление отключенного ящика через Получители → Почтовые ящики → Свойства ящика → Функция пересылки
• Укажите адрес начальника в поле “Пересылка на другой адрес”
• Преимущества: Сохраняется исходный адрес отправителя во входящих сообщениях начальника, сохраняется полная история переписки
• Недостатки: Требует отдельного управления каждым ящиком

2. Создание общего почтового ящика (Shared Mailbox)

Идеально для длительного доступа:

• Преобразуйте отключенный ящик в общий через Set-Mailbox -Identity user@domain.com -Type Shared
• Предоставьте начальнику права на полный доступ
• Преимущества: Полный доступ к истории, возможность отправки писем от имени адреса уволенного сотрудника
• Недостатки: Требует лицензии Office 365 (если в облаке)

3. Восстановление почтового ящика (Mailbox Recovery)

Если нужна полная история:

• Используйте функцию восстановления вместо отключения
• Перенесите ящик на архивный сервер или PST-файл
• Преимущества: Сохраняется полная история без ограничений
• Недостатки: Занимает место на сервере

4. Использование сторонних инструментов

Для сложных сценариев:

• Инструменты как exoip или Quest Migration Manager позволяют автоматизировать процесс
• Преимущества: Автоматизация миграции, фильтрация контента
• Недостатки: Требуют лицензирования

Почему добавление адреса в профиль начальника не рекомендуется

Метод через “Получители-Почтовые ящики-Профиль начальника-Адреса электронной почты” имеет критические недостатки:

• Нет доступа к истории: Начальник получит только новые письма, но не старую переписку
• Сложность управления: Требуется ручное добавление каждого адреса
• Проблемы с отправкой: Письма будут отправляться от имени начальника, а не уволенного сотрудника
• Нарушение политики: Может противоречить политике безопасности компании

Microsoft рекомендует использовать правила пересылки или преобразование в общий ящик вместо этого метода.

Альтернативные способы управления почтой уволенного

Использование групп рассылки (Distribution Groups)

Для краткосрочного доступа:

• Создайте группу рассылки с адресом уволенного сотрудника
• Добавьте начальника как участника группы
• Преимущества: Простота реализации
• Недостатки: Ограниченный функционал

Архивация почтового ящика

Для долгосрочного хранения:

• Используйте New-MailboxExportRequest для экспорта в PST
• Храните архив в защищенном хранилище
• Преимущества: Полное соответствие требованиям хранения данных
• Недостатки: Нет онлайн-доступа к переписке

Поиск отключенных почтовых ящиков в Exchange 2019

Через Exchange Admin Center (EAC)

1. Откройте Центр администрирования Exchange
2. Перейдите в Получители → Почтовые ящики
3. Используйте фильтр “Состояние” → “Отключен”
4. Отобразятся все отключенные ящики

Через PowerShell (рекомендуется)

Используйте следующие команды:

# Поиск всех отключенных ящиков
Get-Mailbox -Filter {RecipientTypeDetails -eq 'DisabledMailbox'}

# Поиск конкретного ящика
Get-Mailbox -Identity user@domain.com -Properties SamAccountName,DisplayName,Database,ExchangeGuid | 
Where-Object {$_.RecipientTypeDetails -eq 'DisabledMailbox'}

# Поиск по базе данных
Get-MailboxDatabase | Get-MailboxStatistics -Database $_.Name | 
Where-Object {$_.DisconnectDate -ne $null}

Дополнительные параметры

Для получения полной информации:

Get-MailboxStatistics -Database "Mailbox Database 12345" | 
Where-Object {$_.DisconnectDate -ne $null} | 
Format-List DisplayName,DisconnectDate,TotalItemSize,Database

Сравнение методов и рекомендации

Ключевые рекомендации:

1. Для постоянного доступа используйте общий почтовый ящик
2. Для временного доступа применяйте правила пересылки
3. Для сохранения истории архивируйте ящик
4. Избегайте прямого добавления адресов в профиль пользователя

Источники

• Microsoft Documentation: Manage disabled mailboxes
• Microsoft PowerShell reference: Get-MailboxStatistics
• Microsoft Documentation: Shared mailboxes
• Microsoft Documentation: Mailbox forwarding

Заключение

Правильное управление почтой уволенных сотрудников в Exchange требует выбора оптимального метода под конкретные задачи. Правила пересылки и преобразование в общий ящик являются наиболее надежными решениями, обеспечивающими доступ к истории переписки и соответствие политикам безопасности. Добавление отключенного почтового ящика через профиль начальника не рекомендуется из-за функциональных ограничений и сложностей управления. Для поиска отключенных ящиков в Exchange 2019 используйте PowerShell с фильтром по состоянию, что обеспечит точность получения данных. Всегда согласовывайте выбранный метод с политиками компании и требованиями хранения данных.