Разработка должностных инструкций по ЭДО: требования и шаблоны

Разработка и внедрение обязательств сотрудников по работе с электронным документооборотом (ЭДО) в должностные инструкции - это критически важный процесс для современных российских организаций. Требования Федерального закона № 149-ФЗ и других нормативных актов обязывают компании формализовать процессы ЭДО, а должностные инструкции являются ключевым инструментом для регламентации обязанностей сотрудников в этой области.

---

Содержание

• Требования законодательства к электронному документообороту
• Разработка должностных инструкций с обязательствами по ЭДО
• Стандартные положения и шаблоны для регулирования ЭДО
• Практические шаги внедрения ЭДО в организации
• Ответственность сотрудников за нарушение правил ЭДО
• Готовые шаблоны и примеры документов

---

Требования законодательства к электронному документообороту

Электронный документооборот в России регулируется комплексом законодательных актов, среди которых центральное место занимает Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”. Этот закон устанавливает правовые основы для использования электронных документов и электронных цифровых подписей (ЭЦП) в деловом обороте.

Ключевые требования закона № 149-ФЗ к организации электронного документооборота включают:

1. Право на использование электронных документов: Закон признает равную юридическую силу электронных и бумажных документов при соблюдении установленных требований.

2. Требования к форме электронного документа: Электронный документ должен быть создан, подписан и направлен с использованием средств электронного документооборота, обеспечивающих идентификацию автора и получателя.

3. Условия признания электронного документа: Для придания документу юридической силы необходимо использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП) в случаях, прямо предусмотренных федеральными законами.

4. Требования к системам ЭДО: Системы электронного документооборота должны соответствовать функциональным требованиям, утвержденным Федеральным архивным агентством.

5. Правила хранения электронных документов: Организация обязана обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных федеральными законами, с возможностью их полного восстановления.

Важно отметить, что помимо закона № 149-ФЗ, при организации ЭДО необходимо учитывать положения Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”, Федерального закона от 22.10.2008 № 135-ФЗ “Об обязательном экземпляре документов”, а также Трудового кодекса РФ и Налогового кодекса РФ, которые регулируют использование электронных документов в трудовых и налоговых отношениях.

---

Разработка должностных инструкций с обязательствами по ЭДО

При разработке должностных инструкций с обязательствами по работе с электронным документацией необходимо учитывать специфику должности и объем работы с ЭДО в организации. Формулировки должны быть конкретными, измеримыми и соответствовать требованиям действующего законодательства.

Структура разделов для включения обязательств по ЭДО

1. Обязанности сотрудников

В разделе “Обязанности” должностной инструкции необходимо включить конкретные пункты, регламентирующие работу с ЭДО:

• “Вести документооборот в электронном виде с использованием утвержденных в организации систем электронного документооборота”
• “Обеспечивать безопасность электронных документов и электронных подписей в соответствии с требованиями внутреннего нормативного акта”
• “Подписывать электронные документы квалифицированной электронной подписью в случаях, предусмотренных законодательством и внутренними регламентами организации”
• “Своевременно направлять электронные документы контрагентам и получать подтверждения их получения”
• “Хранить электронные документы в течение установленных сроков в соответствии с графиком документооборота”
• “Проходить обучение по работе с системой ЭДО и подтверждать квалификацию для работы с ЭЦП”

2. Права сотрудников

В разделе “Права” можно включить:

• “Использовать систему электронного документооборота для выполнения должностных обязанностей”
• “Запрашивать необходимые технические средства для работы с ЭДО”
• “Получать консультации по вопросам применения системы ЭДО и правилам работы с электронными документами”

3. Ответственность

В разделе “Ответственность” необходимо указать:

• “Несет ответственность за утерю, подделку или несанкционированный доступ к электронным документам и электронным подписям в пределах своей компетенции”
• “Несет дисциплинарную ответственность за нарушение порядка ведения электронного документооборота”
• “Несет материальную ответственность в случаях, предусмотренных трудовым законодательством РФ”

Примеры формулировок для разных категорий сотрудников

Для руководителей подразделений:
“Обеспечивать организацию электронного документооборота в подразделении, контроль за соблюдением сотрудниками правил работы с ЭДО и своевременным подписанием электронных документов”

Для бухгалтеров:
“Вести учет и обработку электронных первичных учетных документов (ЭПУД), включая счета-фактуры, акты выполненных работ в соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете и налогового законодательства”

Для кадровиков:
“Формировать и хранить электронные кадровые документы в соответствии с требованиями законодательства о персональных данных и трудового законодательства”

Для рядовых сотрудников:
“Использовать систему электронного документооборота для согласования служебных документов и получения внутренних уведомлений”

---

Стандартные положения и шаблоны для регулирования ЭДО

Для полноценного регулирования электронного документооборота в организации необходимо разработать локальный нормативный акт - Положение об электронном документообороте (Положение о КЭДО - комплексной электронной документообороте). Данный документ является основой для включения обязательств по ЭДО в должностные инструкции.

Структура Положения об ЭДО

Типовое Положение об электронном документообороте включает следующие разделы:

1. Общие положения

• Основные понятия и определения
• Цели и задачи создания Положения
• Сфера применения

2. Основные принципы организации ЭДО

• Принципы законности и равноправия сторон
• Принципы безопасности и конфиденциальности
• Принципы доступности и удобства использования

3. Система электронного документооборота

• Технические средства и программное обеспечение
• Требования к системам ЭДО
• Процедура регистрации и авторизации пользователей

4. Порядок создания и обработки электронных документов

• Требования к форматам электронных документов
• Порядок подписания электронных документов
• Процедуры согласования и визирования документов

5. Электронная подпись

• Виды электронных подписей
• Порядок получения и использования ЭП
• Требования к хранению ключей ЭП

6. Хранение электронных документов

• Сроки хранения
• Требования к условиям хранения
• Процедура архивирования

7. Ответственность за нарушение правил ЭДО

• Дисциплинарная ответственность
• Материальная ответственность
• Административная ответственность

8. Приложения

• Перечень электронных документов, используемых в организации
• Шаблоны документов
• График документооборота

Готовые шаблоны Положения об ЭДО

Организации могут использовать готовые шаблоны Положения о КЭДО, разработанные ведущими провайдерами систем электронного документооборота. Например:

1. Шаблон от 1С - содержит полный набор разделов и типовых формулировок, адаптированных для организаций, использующих продукты 1С. Шаблон доступен для скачивания на официальном сайте 1С.

2. Шаблон от Elma365 - включает современные подходы к управлению документами с возможностями гибкой настройки под бизнес-процессы организации.

3. Шаблон от Диадок - специализируется на внешнем электронном документообороте с контрагентами и включает разделы по работе с электронными первичными учетными документами (ЭПУД).

---

Практические шаги внедрения ЭДО в организации

Внедрение обязательств сотрудников по работе с ЭДО в должностные инструкции - это часть комплексного процесса перехода на электронный документооборот в организации. Эффективное внедрение требует системного подхода и учета множества факторов.

Этап 1. Подготовительный этап

1. Анализ документооборота - изучение текущих бумажных процессов, определение объемов документооборота, выявление “узких мест” и возможностей для автоматизации.

2. Выбор системы ЭДО - оценка потребностей организации, сравнение предложений различных провайдеров, учет требований законодательства к системам ЭДО.

3. Разработка нормативной базы - создание Положения об ЭДО, должностных инструкций, регламентов работы с электронными документами.

Этап 2. Техническая реализация

1. Настройка системы ЭДО - интеграция с учетными системами организации, настройка прав доступа, создание шаблонов документов.

2. Подготовка инфраструктуры - обеспечение необходимого оборудования, сетевых ресурсов, средств защиты информации.

3. Обеспечение безопасности - внедрение систем защиты электронных документов и ключей ЭП, настройка резервного копирования.

Этап 3. Организационные мероприятия

1. Разработка и согласование внутренних документов - утверждение Положения об ЭДО, должностных инструкций, получение согласия сотрудников на обработку персональных данных в электронном виде.

2. Обучение сотрудников - проведение тренингов по работе с системой ЭДО, правилам безопасности, порядку подписания документов.

3. Пилотное внедрение - запуск ЭДО в одном из подразделений для выявления проблем и их устранения.

Этап 4. Полное внедрение и эксплуатация

1. Массовый переход на ЭДО - поэтапное расширение использования системы ЭДО на всю организацию.

2. Мониторинг и оптимизация - контроль эффективности системы, сбор обратной связи от пользователей, постоянное совершенствование процессов.

3. Обновление нормативных документов - регулярное пересмотр и актуализация должностных инструкций и Положения об ЭДО с учетом изменения законодательства и бизнес-процессов организации.

---

Ответственность сотрудников за нарушение правил ЭДО

Нарушение правил электронного документооборота может повлечь для сотрудников различные виды ответственности в соответствии с действующим законодательством РФ и внутренними нормативными актами организации.

Дисциплинарная ответственность

Дисциплинарная ответственность наступает за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником своих обязанностей по работе с ЭДО, предусмотренных должностной инструкцией. Основанием для применения дисциплинарного взыскания служат:

• Опоздание с подписанием электронных документов
• Неправильное использование электронной подписи
• Нарушение правил безопасности при работе с конфиденциальной информацией
• Систематические ошибки при обработке электронных документов

Виды дисциплинарных взысканий:

• Замечание
• Выговор
• Увольнение по соответствующим основаниям

Материальная ответственность

Материальная ответственность наступает в случаях, когда действия сотрудника привели к причинению материального ущерба организации. Важно отметить, что материальная ответственность за утерю, подделку или повреждение электронных документов может быть возложена на сотрудника только при наличии вины и если это прямо предусмотрено трудовым договором или должностной инструкцией.

Административная и уголовная ответственность

В отдельных случаях, особенно при работе с конфиденциальной информацией или персональными данными, нарушение правил ЭДО может повлечь административную или даже уголовную ответственность:

• Статья 13.11 КоАП РФ - нарушение законодательства в области персональных данных
• Статья 137 УК РФ - нарушение неприкосновенности частной жизни
• Статья 272 УК РФ - непредоставление информации о правонарушении

Для минимизации рисков организация должна четко регламентировать порядок привлечения сотрудников к ответственности и обеспечивать регулярное обучение сотрудников правилам безопасной работы с электронными документами.

---

Готовые шаблоны и примеры документов

При внедрении обязательств по ЭДО в должностные инструкции организации могут использовать готовые шаблоны и примеры документов, разработанные профессиональными сообществами и провайдерами систем электронного документооборота.

Шаблоны должностных инструкций

1. Шаблон для руководителя подразделения
   Включает пункты об ответственности за организацию ЭДО в подразделении, контроль за соблюдением правил документооборота сотрудниками.

2. Шаблон для бухгалтера
   Содержит обязательства по ведению электронного учета, работе с ЭПУД, подготовке электронных отчетов.

3. Шаблон для кадрового специалиста
   Регламентирует работу с электронными трудовыми книжками, электронными кадровыми документами.

Шаблоны внутренних нормативных актов

1. Шаблон Положения об ЭДО от 1С
   Официальный шаблон, содержащий полный набор разделов типового Положения о комплексной электронной документообороте. Доступен для скачивания на сайте 1С-КЭДО.

2. Шаблон заявления о согласии на ЭДО
   Документ, необходимый для получения согласия сотрудников на обработку персональных данных в электронном виде.

3. Шаблон приказа о переходе на ЭДО
   Формализует решение руководства о внедрении электронного документооборота в организации.

Шаблоны документов для ЭДО

1. Шаблон электронного служебного задания
   Унифицированная форма для постановки задач сотрудникам в электронном виде.

2. Шаблон согласования документов
   Электронный маршрут согласования документов с возможностью контроля сроков и статуса.

3. Шаблон отчета об использовании ЭДО
   Регулярный отчет для руководства о состоянии и эффективности электронного документооборота в организации.

При использовании готовых шаблонов важно адаптировать их под специфику конкретной организации, учесть особенности документооборота и требования действующего законодательства. Регулярное обновление шаблонов в соответствии с изменениями в законодательстве и внутренних процессах организации позволит поддерживать актуальность и эффективность системы электронного документооборота.

---

Источники

1. Федеральный закон № 149-ФЗ — Основной закон, регулирующий использование информации и ЭДО в РФ: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_170746/

2. Положение о КЭДО от 1С — Официальный шаблон Положения о комплексной электронной документообороте: https://1c-kedo.1c.ru/shablony/polozhenie-o-kedo/

3. Требования к системам ЭДО — Функциональные требования к системам электронного документооборота от Росархива: https://archives.gov.ru/documents/other/tipovye-funkcionalnye-trebovaniya-sed-shed.shtml

4. Гид по законам об ЭДО — Систематизация законодательства об электронном документообороте: https://nopaper.ru/faq/ehdo-zakony

5. Стандарты электронных документов — Обзор форматов и стандартов электронных документов: https://www.diadoc.ru/articles/22139-standarty_elektronnyx_dokumentov

6. Практическое руководство по ЭДО — Разработка Положения об электронном документообороте: https://elma365.com/ru/articles/polozhenie-ob-elektronnom-dokumentooborote/

7. Информация о законе № 149-ФЗ — Подробный разбор требований закона к ЭДО: https://kedo365.ru/articles/zakon-ob-elektronnom-dokumentooborote-v-rossii/

---

Заключение

Разработка и внедрение обязательств сотрудников по работе с электронным документооборотом в должностные инструкции - это комплексный процесс, требующий учета требований законодательства, специфики бизнеса и современных технологий. Федеральный закон № 149-ФЗ и другие нормативные акты создают правовую основу для ЭДО, а должностные инструкции являются ключевым инструментом регламентации обязанностей сотрудников.

Эффективное внедрение ЭДО включает разработку Положения об электронном документообороте, адаптацию должностных инструкций, выбор подходящей системы ЭДО, обучение сотрудников и установление четкой системы ответственности за нарушение правил. Организациям доступны готовые шаблоны и примеры документов от ведущих провайдеров, которые значительно упрощают процесс внедрения.

Правильно организованный электронный документооборот не только соответствует требованиям законодательства, но и повышает эффективность бизнес‑процессов, снижает издержки и обеспечивает безопасность информации. Регулярное обновление нормативных документов и обучение сотрудников позволит поддерживать актуальность системы ЭДО и минимизировать риски, связанные с использованием электронных документов в деловом обороте.